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Enterprise resource planning software – ERP

Planejamento  de  recursos  empresariais

Para começarmos a entender o ERP, é importante sabermos que ele não possui nenhuma ligação direta com a sua sigla. Esqueça a palavra planejamento, ele não faz isso, e esqueça a palavra recurso, um termo descartável. Mas lembre-se da parte empresarial. Ele serve para integrar todos os departamentos e funções de uma companhia em um simples sistema de computador que pode servir a todas necessidades particulares de cada uma das diferentes seções.

É um grande desafio construir um único programa de software que supra as necessidades do departamento financeiro, assim como dos trabalhadores de recursos humanos e também do depósito e é isso que o ERP faz. Cada um desses departamentos, tipicamente, possuem seu próprio sistema de computador, cada um aperfeiçoado para cada necessidade, para a forma de trabalho de cada departamento. O ERP combina todos eles juntos em um só programa de software integrado que trabalha com um banco de dados comum. Dessa forma, os vários departamentos podem mais facilmente dividir informações e se comunicar entre si.

Essa abordagem integradora pode dar um grande retorno financeiro se as companhias instalarem o software adequadamente. Pegue o pedido de um cliente como exemplo: tipicamente, quando um cliente faz um pedido, aquele pedido começa uma jornada em papel, de um lugar para outro na empresa, sendo digitado e redigitado em vários computadores ao longo do caminho. Toda essa jornada causa atrasos e perdas de pedidos, e cada digitação, em um diferente sistema, é convidativo a erros. Ao mesmo tempo, nenhuma companhia sabe realmente em que estágio um pedido se encontra em um determinado momento porque não há como o departamento financeiro, por exemplo, entrar no computador do depósito para ver se o item foi embarcado. “Você terá que ligar para o depósito”, é a resposta familiar dada aos frustrados consumidores.

Como o ERP pode melhorar a performance de uma empresa?

ERP automatiza as tarefas envolvendo a performance de um processo, tal qual a finalização de um pedido, o qual envolve pegar o pedido de um cliente, enviá-lo e cobrá-lo. Com o ERP, quando um representante recebe o pedido de um cliente, ele ou ela, tem todas as informações necessárias para completá-lo. Todas as pessoas na empresa vêm o mesmo visor e têm acesso a um único banco de dados que guarda o novo pedido do cliente. Quando um departamento termina a sua parte em um pedido, este é enviado automaticamente para o próximo departamento via ERP. Para saber em que ponto está um pedido, em um determinado momento, é só checar no ERP. Com sorte, o processo se move como um raio dentro da organização, e os clientes recebem seus pedidos mais rapidamente que antes. O ERP consegue aplicar essa mesma mágica à maioria dos processos empresariais, tal qual manter os funcionários informados sobre seus benefícios ou sobre decisões financeiras em geral.

Vamos retornar aos pontos tratados anteriormente. Aquele processo talvez não tenha sido eficiente, mas ele foi simples. O departamento financeiro fez o seu trabalho, o depósito fez o seu trabalho e se algo deu errado fora das paredes do departamento, esse problema é sempre de outra pessoa. Com o ERP essa história muda sensivelmente: os representante que recebem os pedido dos clientes, não são mais mero digitadores colocando o nome de alguém em um computador e batendo na tecla retornar. O monitor do ERP faz deles pessoas de negócio. Ele vai desde o crédito do cliente, passa pelo departamento financeiro e vai até o fluxo de trabalho do depósito.

O cliente pagará em dia? Nós seremos capazes de embarcar o produto em tempo? Essas são perguntas que os representantes de vendas nunca tiveram que fazer antes e que afeta o cliente e todos os outros departamentos da empresa. Mas não são apenas os representantes que terão que acordar. As pessoas no depósito, que estavam acostumadas a manter as datas na cabeça ou em pedaços de papel, precisam colocar toda informação on-line agora. Se eles não fizerem isso, os representantes de venda verão baixos níveis de produtos no monitor e falarão aos clientes que seus pedidos não estão disponíveis no estoque. Comprometimento, responsabilidade e comunicação nunca foram tão testados antes.

Como o ERP melhorará os meus negócios?

Há três razões principais pelas quais firmas adotam o ERP:

– Para integrar dados financeiros: Para diretores e gerentes de empresa entenderem a performance geral da companhia, eles podem encontrar diferentes versões da verdade. O financeiro tem os seus números, vendas tem outra versão, e as diferentes unidades podem, cada uma, ter a sua própria versão do quanto eles podem contribuir para a receita. O ERP cria uma única versão da verdade que não pode ser questionada porque todos estão usando o mesmo sistema.

– Para uniformizar o processo de manufatura: As e mpresas geralmente descobrem que diferentes unidades da empresa usam diferentes métodos e sistemas de computador. Uniformizar esses processos, usando um único e integrado sistema de computador, pode economizar tempo, aumentar a produtividade e reduzir gastos.

– Para uniformizar as informações de RH: Principalmente em firmas com múltiplas unidades de negócio, o departamento de Recursos Humanos talvez não tenha um único e simples método para acompanhar o tempo dos empregados e comunicá-los sobre seus benefícios e serviços. O ERP pode fazer isso e muito mais pode controlar todas as operações de um RH tais como, folha de pagamento, planejamento de férias, horas por dia de trabalho, etc..